Savner du også flere timer i døgnet? Her er løsningen!

Er du også iblandt dem, som knokler dagen lang, men alligevel aldrig føler, du når alt det, du gerne vil? Jeg kender det godt – du bliver forstyrret af kollegaer med alverdens spørgsmål, kunder med hastesager som skal løses her og nu, deadlines som puster i nakken osv. Og du får sjældent tid til de ting, som du godt ved er vigtige, men som ikke haster særlig meget. Når du tænker dig grundigt om gælder det garanteret både i arbejdslivet og privatlivet.

Uden at have noget statistisk grundlag, vil jeg tro, at langt de fleste mennesker kan nikke genkende til dette. Derfor vil jeg heller ikke danse for meget om den varme grød, men blot videregive det værktøj, som personligt har hjulpet mig ekstremt meget siden jeg første gang stiftede kendskab med det for 3-4 år siden.

Ovenfor vises Stephen R. Covey’s tidsstyringsmatrice, som benyttes i bogen 7 Gode Vaner. En suveræn bog om personligt lederskab, som er en must-read for, ja… alle mennesker! Punkterne i de enkelte kvadranter har jeg udskiftet ift. bogens indhold, men betydningen er den samme.

Hvordan skal den forstås?
For at du kan få udbytte af denne tidsstyringsmatrice skal du forstå, hvordan den skal læses. Matricen deler dine daglige opgaver og gøremål op i 4 forskellige kvadranter ud fra, om de haster/ikke haster og om de er vigtige/uvigtige. Brug lidt tid på at nærstudere den og læs så videre.

Bruger du, som mange andre, mest tid i kvadrant 1?
Kvadrant 1 er gøremål som er både vigtige og haster. Det er vigtige opgaver, som kræver din øjeblikkelige handling. Meget ofte drejer det sig om akutte problemer og kriser. Vi har alle kvadrant 1 hændelser i vores liv, men problemet er, når kvadrant 1 hændelser kommer til at dominere vores hverdag. Det sker typisk for problemorienterede personer, som kun kan løse opgaver tæt opad en deadline.

Disse personer vil altid føle sig presset og stresset og den eneste umiddelbare udvej er at flygte til ikke-vigtige og ikke-hastende hændelser i kvadrant 4, for at koble fra og få luft.

The magic trick!
For at trylle flere timer frem i døgnet, skal du holde dig væk fra kvadrant 3 og 4, for uanset om disse gøremål haster eller ej, så er de ikke vigtige! Samtidig skal du forsøge at minimere opgaverne i kvadrant 1 og forsøge at lave mest muligt i kvadrant 2. Dvs. gennemtænk hvordan du kan strukturere dit arbejdsliv og privatliv, således der ikke konstant er hastesager, som kræver din handling.

Hvordan gøres det i praksis?
Hvordan du helt konkret gør det i praksis afhænger selvfølgelig af dit job og situation. Men her er et par konkrete ting, som jeg har gjort, og som du muligvis kan inspireres af.

  • Væn dine kollegaer og omgivelser til, at du ikke altid svarer tilbage på mails indenfor 5 min. Får du en Outlook besked eller en lyd på telefonen, hver gang du modtager en mail, så slå det fra hurtigst muligt. Planlæg evt. nogle faste tidspunkter på dagen, hvor du læser og svarer mails eksempelvis inden middag og inden du holder fri.
  • Væn ligeledes dine omgivelser til, at du ikke altid svarer på telefonen. Skal du i gang med noget vigtigt, som kræver, du fordyber dig, så slå telefonen på lydløs. Sørg samtidig for at have en god telefonsvarer, så folk sender dig en mail i stedet for, som du kan læse og besvare, når du har tid. Når alt kommer til alt, er det ufattelig få opgaver, som er så vigtige, at de ikke kan vente nogle timer.
  • Planlæg og strukturer din dag, så du først på dagen har tid til at løse de vigtigste opgaver – også selvom det ikke altid er sjove opgaver. På den måde eliminerer du helt automatisk en masse overspringshandlinger, som i bund og grund blot udskyder det vigtige og giver dig mindre tid.
  • Skær alt væk, som ikke er vigtigt dvs. drop alt i kvadrant 3 og 4, hvis ikke det har et formål. Ligegyldige TV programmer, overdreven Facebook brug mm. – skær det væk og brug i stedet for tiden sammen med din familie, læs en god bog eller løs nogle opgaver, som interesserer dig.

Få styr på, hvad der er vigtigt for dig
For at få succes med denne tidsstyringsmatrice og ovenstående punkter kræver det naturligvis, at du er klar over, hvad der er vigtigt for dig. Altså at du overvejer, hvilke aktiviteter og opgaver der er vigtige for dig – ikke blot i dag og den næste måned, men hvad der overordnet set er vigtig for dig, for at leve det liv, som du ønsker.

I arbejdslivet kunne det f.eks. være at levere god kundeservice, følge op på kundemøder, forberede dig ordentligt, fordybe dig i spændende opgaver osv.

I privatlivet kunne det være at bevare og udbygge gode venskaber, være ”rigtigt sammen” og til stede med din familie uden konstant at være forstyrret af mails, dyrke motion, fordybe dig i god litteratur, få udsovet osv.

Alt sammen ting, som er vigtige, men som du typisk nedprioriterer til fordel for hastesager og ikke-vigtige ting.

Ikke flere undskyldninger, tag styringen og udnyt de mange nye timer
Hvis du virkelig giver dig selv tid, praktiserer de ovenstående råd og begynder at leve dit liv i kvadrant 2, så garanterer jeg dig for, du vil føle, du har meget bedre tid til de vigtige ting – både ifm. dit arbejde og familielivet. Og ja, så føles det faktisk som om, at døgnet har fået flere timer!

Din tur!
Tror du på nogle af disse ting, kan give dig bedre tid i hverdagen, eller lyder det blot som luftkasteller? Har du fået lyst til selv at praktisere det? Eller har du andre oplevelser eller erfaringer, så smid endelig en kommentar. Jeg glæder mig til at høre din mening 🙂

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 9.0/10 (2 votes cast)
Savner du også flere timer i døgnet? Her er løsningen!, 9.0 out of 10 based on 2 ratings

Kunne du lide mit blogindlæg?

Så vil jeg blive rigtig glad, hvis du gider dele det.

På forhånd tak!

Om Mogens

Jeg er specialist i konverteringsoptimering og arbejder som e-handelskonsulent i mit eget firma KVO. Du kan finde mig på de sociale medier Twitter, Google+, LinkedIn og Facebook. Du er altid velkommen til at kontakte mig på e-mail: mm@mogens-moeller.dk eller mobil 27 49 07 54.
Dette indlæg blev udgivet i effektivisering, personlig udvikling, tidsstyring. Bogmærk permalinket.

39 kommentarer til Savner du også flere timer i døgnet? Her er løsningen!

  1. Yderst relevant emne Mogens, og gode pointer. Også +1 til 7 Gode vaner herfra. Ironisk nok har jeg dog aldrig fået læst de sidste 30 sider…

    Et godt tip er også at sortere i mails automatisk. På min private mail får jeg ret meget ind dagligt. Jeg har derfor lavet filtre, der automatisk sender alle mails fra et forum til denne mappe. Så er de ikke med i den vigtige strøm, og samtidig kan jeg stadig gå ind og se dem når jeg har tid/lyst.

    • Mange tak for kommentaren og de flinke ord Jacob.

      Super godt tip med den automatiske mailsortering. Det er også helt oplagt. F.eks. sorterer jeg selv alle nyhedsbreve i en bestemt mappe, som jeg så kan læse om aftenen eller weekenden.

  2. Peter siger:

    Super godt værktøj, som helt sikkert vil kunne bruges af de fleste – privat og på jobbet. Det synes måske en anelse simpelt, men mange mennesker (inklusiv undertegnede) har det med bare at klø på med det hele på een gang og glemme at prioritere tid + opgaver.

    Godt og relevant indlæg, Mogens. Tak for det 🙂

    • Mogens Møller siger:

      Hej Peter

      Tak for din kommentar. Jeg er glad for du kan lide det.

      Det er lige præcis prioriteringen som er så vigtig og som desværre ofte glemmes fordi… ja, man har for travlt 🙂

  3. Ahh – den evige kamp mod overspringshandlinger og forstyrrelser. Jeg har en mega-god artikel fra bladet Fast Company om produktivitet derhjemme. Artiklen er fra 2000 (mener jeg) hvor jeg sad og lavede Kondomaten – mit første rigtige web-programmeringsprojekt. Den indeholder 12 tips til øget produktivitet og det første tip lyder “Doing Something Requires…. Doing Something” – og det er så banalt, men super rigtigt. De 11 andre tips er ligeså gode, men jeg kan godt lide det simple i dette tip. Jeg har faktisk fået trykt det på et krus, som jeg bruger, når jeg arbejder.
    Produktivitetstips går aldrig af mode. Glæder mig til at læse mere på bloggen her.

    P.S. Du kan se mit krus her

    • Mogens Møller siger:

      Ha ha… fedt krus Morten 🙂 Og tak for kommentaren.

      Kan du ikke lige smide den artikel i scanneren og uploade et sted? Vil rigtig gerne læse den. Jeg elsker også produktivitetstips 🙂

      Jeg har også et home-made krus. Det ser sådan her ud:
      Billede 1
      Billede 2

  4. Super gode råd. For mig gik pråsen med Covey først for alvor op, da jeg læste og arbejdede med bogen First Things First:
    http://www.amazon.co.uk/First-Things-Stephen-R-Covey/dp/0684858401/

    Det som er nøglen er “Dont prioritize your schedule – instead schedule your priorities”

    Man skal simpelthen sætte blokke af tid ind i sin kalender med dedikeret tid til de der vigtige/haster-ikke opgaver. Når først ting er i kalenderen er det lettere at undgå at booke hasteting oven i. Man er jo optaget.

    • Mogens Møller siger:

      Hej Anders

      Tak for kommentaren og linket. Jeg kan sagtens følge dig (og Covey) i: “Dont prioritize your schedule – instead schedule your priorities”. Super godt citat. Jeg har faktisk ikke læst “First Things First”, så den er nu bestilt og klar til sommerferien 🙂

  5. Allan Nielsen siger:

    Har 7 gode vaner til at stå i reolen, måske man skulle få den læst! 🙂

    Godt indlæg!

    Benytter selv meget David Allen’s GTD metode (Getting Things Done) også rigtig god!… Handler kort om at notere ALLE opgaver i et system, og så forholde sig til, hvad der er vigtigt og hvad der kan vente

    • Mogens Møller siger:

      Hej Allan

      Tak for din kommentar og referencen. Jeg kender ikke David Allan’s GTD metode, men den må jeg hellere få Google og studeret nærmere.

      Samtidig kan du så tage “7 gode vaner” ned fra reolen og få reserveret et par dage i sommerferien – det vil du ikke fortryde!

      • Allan Nielsen siger:

        Det vil jeg gøre!

        Prøv at Google David Allen – Der finder du blandt andet hans firma – Han har også skrevet en bog med navnet Getting Things Done

        God sommerlæsning!

  6. Martin Skøtt siger:

    Efter min mening er det vigtigst af alt, at prioritere planlægningen af kalenderen. Hvornår skal jeg lave hvad, hvad kan rykkes og hvad kan ikke.

    Det kan være en udfordring som leder, og ikke mindst i kundevendte funktioner, men det hjælper altså ret meget. Specielt når man er en sjuft til at planlægge som jeg er 🙂

    /Martin

    • Mogens Møller siger:

      Jeg er helt enig Martin. Det kan være en god ide f.eks. søndag aften at have en kalender reminder, hvor man lige løber den kommende uges begivenheder igennem. På den måde begynder man også så småt mentalt at forberede sig på eventuelle møder i ugen.

  7. Fedt at læse noget GTD på dansk. I vores lille sprogområde er der langt mellem snapsene. Mit getting things done motto er “at være her mens du er her’. Lyder lidt flyvende, men det er nu gangske lavpraktisk, og kan være svært. Det handler om at have fokus på det du laver lige her lige nu og ikke tænke på hvad du burde gøre eller hvad skal senere.

    Ud over filteretingen af mail, så prøver jeg også at få så lidt mail som muligt, og er god til at afmelde mig lister igen hvis de ikke giver noget.

    Jeg er ikke bleg for at irettesætte folk der ‘spammer’ mig, med for høj mailfrekvens eller skod indhold.

    • Mogens Møller siger:

      Rigtig gode pointer Jens.

      Hele håndteringen af mails kan virkelig gøre en stor forskel. Hurtige svar på mails avler ofte endnu flere mails og problemstillinger, som mange igen føler sig tvunget til at svare inden de kan komme videre med de vigtige opgaver.

      Indrømmet, jeg skimmer min indbakke flere gange i løbet af dagen. Her tjekker jeg lige hurtigt, om der er nogle MEGET VIGTIGE mails. Er der nogle af disse, så svarer jeg med det samme. De andre lader jeg ligge indtil jeg har “mail-tid” senere på dagen, så jeg igen kan koncentrere mig om de vigtige opgaver. Det er dog meget sjældent, der er flere virkelig vigtige mails, som ikke kan tåle at vente på svar nogle timer.

  8. Anders Jonsson siger:

    Hej Mogens

    Godt indlæg og rigtig god inspiration. Jeg er selv rigtig god til at falde i “huller” og udføre overspringshandlinger, men som du så logisk skriver giver det jo kun mindre tid til det vigtige og sjove. Så nu er “7 Gode Råd” bestilt (er i øvrigt på tilbud hos Saxo) så den kan blive implementeret inden beg starter k det nye job efter barsel 🙂

  9. Mogens Møller siger:

    Hej Anders

    Tak for de flinke ord.

    Jeg er glad for, jeg har inspireret dig til at købe 7 gode vaner. Jeg fik den faktisk anbefalet af Thomas Pedersen for nogle år siden og har efterfølgende genlæst den minimum en gang om året.

    Og forresten… velkommen i MCB team’et 🙂 Jeg glæder mig til at arbejde sammen med dig og lære dig at kende, når du er færdig på barsel. Jeg kan love dig for, der er gang i forretningen, så du skal nok få noget at se til 🙂

  10. Michael Østergaard siger:

    Interessant indlæg. Har længe overvejet at kigge på GTD. Bruger allerede Things til Mac baseret derpå. Men er stødt på følgende ebog, som jeg snart vil læse, fordi den taler imod GTD eller rettere, at GTD også kan blive et fængsel.

    http://jailfreebook.com/

    • Allan Nielsen siger:

      Hej Michael! – Faktisk en interessant side jailfreebook.com… Mht. GTD, så mener jeg, at man med fordel kan tage det man kan bruge og tilpasse til sin hverdag.

      Jeg har selv bogen fra David Allen, men bruger langt fra alle de ting han nævner

      Synes jeg har fundet mig sådan en god lille middelvej 🙂

      Du nævner Things til Mac – Hvad er dine erfaringer med det?.. Selv benytter jeg Google Apps til al GTD (primært da 99% af alle opgaver kommer den vej)

    • Mogens Møller siger:

      Den ser spændende ud Michael – tak for linket. Vil du ikke lige give lyd, når du har læst den og fortælle, om den kan anbefales? Umiddelbart ser den ud til at benytte mange af de samme principper:

      The chapters cover topics such as how to keep your inbox empty, dealing with irrelevant info, handling distractions, taking phone calls, client contact, working on the weekends, etc…

      Det vil jeg nu også kalde GTD. Det er hvert fald øvelser som gør, at man netop har tid til at fokusere på de vigtige ting.

  11. Allan, jeg er rigtig glad for Things til Mac. Afprøver for tiden Things 1.5 beta, der har synkronisering op i skyen. Før brugte jeg Wunderlist (som er gratis), men den kan ikke lave gentagne opgaver.

    Mogens, jeg endte faktisk med at købe bogen efter at have skrevet min kommentar (70 kr. er til at overleve). Det er en kort på bog på 24 sider, hvor jeg er kommet 1/3 ind i bogen. Indtil videre virker den meget interessant.

    Bl.a. skal man helt droppe at lave tjeklister, men bruge gule sedler. Det ved jeg dog ikke helt, om jeg er enig i. Synes en ordentlig røvfuld gulde sedler kan være distraherende – og samtidig er det vel også en slags todo-liste.

  12. Haha.. Fedt Glengarry Glen Ross krus du har fået lavet!

    Kan være det er på tide at jeg også skal få lavet mit eget krus!
    Nogle anbefalinger om hvor man gør det?

  13. Grosen Friis siger:

    Hej Mogens

    Fint indlæg! Jeg er selv begyndt at fokusere meget på at bruge min tid så optimalt som muligt:
    – forsøger at gå tidligere i seng og stå tidligere op, det er ufatteligt effektive timer fra kl. 5.00 til 7.00 hvor hele huset sover, mailen, Twitter, Facebook og telefonen er næsten helt stille.
    – lukke helt ned for sociale medier i timer ad gangen (og det har været svært for mig at lukke ned for TweetDeck ;] )
    – mail kommer kun i indbox’e,n når jeg selv henter dem ned
    – dyrke regelmæssig motion, det giver energi til flere aktive timer i døgnet.

    Mine opgaver på arbejde er skrevet ned og prioriteret, det fungerer allerede rigtig fint! Men som noget helt nyt, har jeg nu i min (web)kalender på ugebasis også fastlagt i detaljer hvad jeg skal, helt ned til hvilke ugedage jeg skal hente min dreng i skolen etc. og at jeg fra kl. xx til yy tirsdag aften har sat timer af til et privat programmeringsprojekt.

    Jeg er slem til at falde i kvadrant-4 og med ovennævnte tiltal skal timerne flyttes op i kvadrant-1 🙂

    Da jeg skriver dette er det en fredag eftermiddag, så jeg vil ønske dig en rigtig god weekend 🙂

    /Grosen Friis

  14. Mogens Møller siger:

    Hej Grosen

    Du er jo allerede godt i gang med at flytte dine aktiviteter til kvadrant 2 🙂

    Jeg skal i ferien i gang med bogen ReWork af stifterne fra 37 Signals Jason Fried og David Heinemeier Hansson (http://37signals.com/rework/). Måske det giver nye inputs til en mere effektiv hverdag. De skriver selv: Planning is guessing – det glæder jeg mig til at finde ud af, hvad de mener med. Den har fået mange rosende ord, så mon ikke den er tiden værd.

    Også god weekend til dig og tak for kommentaren 🙂

    • Grosen Friis siger:

      God ferie når du når så langt, og du kan jo smide en kommentar her om hvad du synes om ‘ReWork’ når du har læst den færdig!

      /Grosen Friis

    • Allan Nielsen siger:

      Den kan du godt glæde dig til – Genial lille bog
      Hvert emne fylder max én side – super let og hurtig at læse 🙂

      Der er virkelig skåret ind til benet, og hvor har han ret i det han skriver…

      Kapitlerne omkring “Productivity” og “Hiring” er fyldt med guldkorn hele vejen igennem

      God læselyst!

    • Ser frem til at høre mere om bogen, Rework.

      Fried er altid inspirerende at høre på. Nedenstående fra TED Talks er helt fantastisk:

      http://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.html

      • Mogens Møller siger:

        Hej Michael

        Så er ReWork læst. Kort sagt, det er en fantastisk bog, som virkelig kan anbefales!

        Det skal siges, at man godt kan mærke, den er amerikansk. Nogle cases og ting man ikke skal gøre, bygger på, hvad amerikanere typisk gør. F.eks. at starte op med en masse investorer og lånte penge. Kører derudad med høje omkostninger og ingen indtægt. I mine øjne ikke særlig dansk. Danskere har nok typisk lidt mere snusfornuft. Både positivt og negativt, for nogle med rigtig gode ideer fraholder sig nok også fra at starte af samme grund.

        Derudover bærer bogen også præg af forfatternes egen branche med salg af software. F.eks. anbefaler de at fraholde sig fra lagerkapacitet, for ikke at blive for tung og ufleksibel, men for folk der sælger fysiske produkter, er det jo en nødvendighed.

        Men alligevel er det en helt igennem forrygende og meget inspirerende bog – også meget hurtigt læst. Jeg har fået en masse nye ideer både til Last Touch og MCB, som skal sættes i værk hurtigst muligt.

        Jeg regner med nogle af mine fremtidige blogindlæg vil tage udgangspunkt i nogle af de bedste kapitler fra bogen ligesom jeg her har gjort med 7 gode vaner.

        Forresten, rigtig god video med Fried. Mange af hans kæpheste går igen i ReWork bogen.

        • @Mogens – nu har jeg ikke selv læst ReWork, men vil lige kommentere på det med at den er amerikansk. En af medforfatterne er jo David Heinemeier Hansson som faktisk er dansk (godtnok bosat i Chicago). Jeg ved ikke, hvor amerikaniseret han er nået at blive, men ville lige nævne det danske islæt. Han har desuden givet en super god præsentation, som sikkert vil falde i manges smag. Jeg er personligt vild med den. I kan finde den her

          • Mogens Møller siger:

            Jo, de nævner godt i bogen, at David er dansker. Men jeg kan også sagtens forstå deres eksempler er amerikanske, da bogen jo er skrevet primært til det amerikanske marked.

            Men for dem, som overvejer at læse bogen, skal det på ingen måde afskrække. Det er ikke særlig udpræget – langt de fleste eksempler kan sagtens overføres til danske forhold.

            Jeg glæder mig til at se præsentationen.

        • Super fedt og tak for tilbagemeldingen.

          Skriver den lige på min liste over ønskebøger 😀

  15. Halfdan Timm siger:

    Et fantastisk interessant indlæg. Jeg har ikke set den her kvadrant før, men jeg kan udemærket se pointen i den. Samtidigt tror jeg også, at jeg vil tage et kig nærmere på den bog, du har ‘bygget’ kvadranten ud fra – det må også tælle som at bruge sin tid fornuftigt! 😉

    • Mogens Møller siger:

      Hej Halfdan

      Tak for kommentaren og de flinke ord.

      “7 gode vaner” er fremragende sommerlæsning, så den synes jeg bestemt du skal kigge nærmere på.

      Jeg har planer om, at viderefortælle flere gode pointer mere fra bogen her på bloggen i fremtiden, så husk også at følge med her 🙂

  16. Morten B siger:

    Den metode kendte jeg faktisk ikke, fedt med diagrammet, jeg synes det er fedt når det er noget brugbart der bliver skrevet om Mogens.

    4 timers arbejdsuge (4 hour work week) vil jeg også gerne anbefale andre, rigtig god og brugbar bog.

    Mvh Morten B

  17. Hej Mogens – super sejt og relevant indlæg!

    2012 er året, hvor jeg skal have bedre styr på min tid og prioriteter, og jeg er sikker på, at dette indlæg vil hjælpe mig meget – så, tak for det! 😉

    – Michael

  18. MARTIN J siger:

    Hej. 7 gode vaner forandrede personlig min hverdag til det bedre. Senere blev jeg anbefalet bogen, “Du bliver hvad du tænker”, som gav et ekstra pust til bl.a. at praktisere de 7 gode vaner. Bogen giver en god indsigt i mental træning mm. Kan Varmt anbefales. Mvh Martin

Skriv et svar til Michael Lykke Aagaard Annuller svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *